Bürokanban – So steuern Sie die Wiederbeschaffung Ihrer Büromaterialien ganz einfach

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Mit Bürokanban organisieren Sie Büromaterial einfach, übersichtlich und bedarfsgerecht. So vermeiden Sie Engpässe, sparen Zeit bei der Nachbestellung und schaffen klare Abläufe im Büro.

Bild Mit einfachen Hilfsmitteln lässt sich Kanban auch im Büro einsetzen. So steuern Sie die Wiederbeschaffung Ihrer Büromaterialien unkompliziert und vermeiden Engpässe.

In der Produktion ist die Kanban-Methode längst etabliert.

Mithilfe von Kanban-Karten als Informationsträger wird Material bedarfsgerecht gesteuert. Dadurch werden Überproduktionen vermieden und Materialien rechtzeitig nachbestellt – noch bevor Fehlmengen entstehen. Nachbestellt wird immer genau das, was bereits verbraucht wurde.

Dieses Prinzip ist vielen bekannt. Weniger bekannt ist jedoch, dass sich der Kanban-Kreislauf auch problemlos auf den Büroalltag übertragen lässt. Ob Kugelschreiber, Notizblöcke oder Büroklammern – auch Büromaterialien können einfach und bedarfsgerecht organisiert werden.

Bürokanban – lohnt sich das überhaupt?

Vielleicht denken Sie jetzt:
„Das ist doch übertrieben! Für ein paar Stifte brauche ich doch kein Kanban-System. Ich lege einfach alle Büromaterialien zusammen, dann sieht man schon, wenn etwas fehlt.“

Natürlich ist das eine Möglichkeit. Sie können Ihre Büromaterialien übersichtlich im Schrank oder Lager aufbewahren und allen Mitarbeitenden frei zugänglich machen.

Doch wer behält dabei den Überblick, wie viele Artikel tatsächlich entnommen werden? Schnell merkt niemand mehr, was bereits verbraucht wurde. Und genau dann fehlen plötzlich wichtige Materialien, wenn sie dringend benötigt werden.

Schuldzuweisungen helfen in solchen Situationen nicht weiter. Sinnvoller ist ein einfaches System, das die Wiederbeschaffung zuverlässig steuert.

So einfach funktioniert Bürokanban

Ein Kanban-System für Büromaterialien lässt sich mit wenig Aufwand umsetzen – deutlich einfacher als in einer Produktionsumgebung.

In unserem Beispiel erfolgt die Wiederbeschaffung über ein Zwei-Behälter-System. Jeder Büroartikel wird dabei nicht in einem, sondern in zwei Behältern hintereinander gelagert. Beide Behälter sind mit dem Artikelnamen und der enthaltenen Menge gekennzeichnet, beispielsweise „20 Kugelschreiber“.

Ist der vordere Behälter leer, wird dieser als Kanban-Signal zur Wiederbeschaffung bereitgestellt. Gleichzeitig wird der volle Behälter aus der hinteren Reihe nach vorne geschoben. So erkennen Sie sofort, welche Materialien nachbestellt werden müssen – lange bevor ein Engpass entsteht.

Damit keine Bestellung vergessen wird, genügt bereits eine Steckschiene in unmittelbarer Nähe des Regals. Die passende Steckkarte mit den erforderlichen Mengeninformationen wird einfach eingesteckt. Auf einen Blick ist erkennbar, welche Artikel nachbestellt werden müssen und in welcher Menge.

Warum Bürokanban so praktisch ist

Der größte Vorteil eines Bürokanbans ist seine Einfachheit.

Das System benötigt weder aufwendige Vorbereitungen noch umfangreiche Schulungen. Einmal eingerichtet, beschriftet und kurz erklärt, sorgt es dauerhaft für mehr Ordnung und verhindert unnötige Materialengpässe.

Natürlich wirkt ein Kanban-System für Kugelschreiber oder Notizblöcke zunächst unspektakulär. Und selbstverständlich wird ein Bürokanban nicht alle Herausforderungen im Büro lösen.

Das muss es auch gar nicht.

Denn wenn dadurch bereits ein Mitarbeiter nicht mehr vergeblich nach einem Kugelschreiber suchen muss oder benötigtes Material rechtzeitig nachbestellt wird, hat sich die Einführung des Systems bereits gelohnt.

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