Und Peppol? – Warum ZUGFeRD und XRechnung strategisch oft nicht ausreichen

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XRechnung und ZUGFeRD sind eingeführt. Doch reicht das strategisch aus? Der Beitrag zeigt, warum Peppol als Infrastruktur zunehmend entscheidend wird – und was das für Unternehmen bedeutet.

Bild Viele Unternehmen haben ihre Hausaufgaben gemacht. XRechnung wird verarbeitet, ZUGFeRD ist eingerichtet, strukturierte Rechnungen können erzeugt und empfangen werden. Formal sind damit die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Mit zunehmender Praxis zeigt sich jedoch: Formatfähigkeit allein genügt nicht. Immer häufiger stellt sich eine weiterführende Frage – Und Peppol?

Diese Frage betrifft kein weiteres Rechnungsformat, sondern die strukturelle Zukunftsfähigkeit des digitalen Rechnungsaustauschs.

Format erfüllt – Infrastruktur ungeklärt

XRechnung und ZUGFeRD definieren den Aufbau elektronischer Rechnungen auf Basis der EN 16931. Sie legen fest, welche Inhalte strukturiert übermittelt werden müssen. Nicht geregelt wird hingegen der standardisierte Übertragungsweg zwischen den Systemen. Dazu kommt, dass beides nur national einsetzbare Formate sind.

In der Praxis erfolgt der Versand häufig weiterhin per E-Mail. Das ist rechtlich zulässig, aber technisch nicht harmonisiert. Zustellnachweise sind nicht verbindlich, Fehlermeldungen nicht standardisiert, Medienbrüche bleiben bestehen. Das Format ist normkonform – der Prozess jedoch nicht zwingend infrastrukturell abgesichert.

Peppol: Vollständige Infrastruktur statt nur Format

Peppol ist kein weiteres Rechnungsformat, sondern eine standardisierte Austausch-Infrastruktur. Das Netzwerk arbeitet mit zertifizierten Access Points, eindeutigen Teilnehmerkennungen (Peppol-ID) und verschlüsselter System-zu-System-Kommunikation.

Während XRechnung und ZUGFeRD nur beschreiben, wie eine Rechnung aufgebaut ist, definiert Peppol zusätzlich, wie strukturierte Dokumente transportiert und technisch geprüft werden. Damit wird die Verbindung von Format und Infrastruktur erstmals konsequent umgesetzt.

Interessant: Über die Rechnung hinaus ermöglicht Peppol grundsätzlich auch den strukturierten Austausch weiterer Geschäftsdokumente, etwa Bestellungen, Auftragsbestätigungen oder Gutschriften, und schafft damit die Grundlage für durchgängige digitale Prozessketten.

Im Peppol-Netzwerk wird für den Rechnungsaustausch überwiegend Peppol BIS Billing 3.0 eingesetzt. Dieses Profil basiert auf UBL (wie oft auch die XRechnung), enthält jedoch zusätzliche Business-Rules. Eine Rechnung kann national gültig sein und dennoch im Peppol-Netzwerk abgelehnt werden, wenn diese Regeln nicht erfüllt sind.

Technische Detailfragen: Anlagen als Praxisproblem

Besonders deutlich wird der Unterschied beim Umgang mit Anlagen. Bei ZUGFeRD werden strukturierte Daten mit einem PDF kombiniert; zusätzliche Dokumente können eingebettet werden. Bei der XRechnung existiert kein PDF-Leitdokument. Anlagen werden ausschließlich innerhalb der XML-Datei geführt und müssen zulässige MIME-Typen sowie technische Größenbeschränkungen einhalten.

Im Peppol-Netzwerk greifen zusätzlich spezifische Business-Rules. Access Points prüfen automatisiert, ob Anlagen korrekt referenziert und technisch zulässig sind. Fehler führen nicht zu Rückfragen, sondern zur unmittelbaren Zurückweisung.

In der Praxis wird diese Detailtiefe häufig unterschätzt. Anlagen können nicht „einfach mitgesendet“ werden wie bei einer E-Mail. Gerade bei Bauleistungen, projektbezogenen Abrechnungen oder umfangreichen Leistungsnachweisen entscheidet die korrekte technische Einbindung über die Stabilität des digitalen Prozesses.

Auswirkungen auf ERP-Systeme

Mit Peppol verschiebt sich der Fokus vom einzelnen Datensatz auf den Gesamtprozess. Entscheidend wird die Qualität der Stammdaten. Sind Peppol-IDs, Leitweg-IDs oder Referenzen nicht eindeutig gepflegt, scheitert der Versand schon technisch.

Viele ERP-Systeme prüfen lediglich die XML-Struktur. Peppol verlangt darüber hinaus die Einhaltung zusätzlicher Business-Rules. Unternehmen müssen daher klären, ob ihre Systeme nur syntaktisch validieren oder auch die relevanten Prüfkataloge vollständig berücksichtigen. Ebenso ist sicherzustellen, dass der eingesetzte Access Point Peppol-zertifiziert ist.

Die Herausforderung liegt nicht im Versand einer XML-Datei, sondern in der Stabilität eines durchgängigen, regelkonformen Systemprozesses.

Peppol – für alle und alles?

Nicht jedes Unternehmen benötigt kurzfristig eine eigene Peppol-Anbindung. Wer ausschließlich national tätig ist und stabile Partnerbeziehungen pflegt, kann mit bestehenden Wegen arbeiten – sofern diese technisch sauber umgesetzt sind.

Gleichzeitig etabliert sich Peppol in vielen europäischen Ländern als Standardinfrastruktur. Öffentliche Auftraggeber und international agierende Unternehmen setzen zunehmend auf das Netzwerk. Für grenzüberschreitend tätige Unternehmen stellt sich daher weniger die Frage „ob“, sondern „wann“.

Ausblick: ViDA

Mit dem EU-Projekt „VAT in the Digital Age“ (ViDA) werden elektronische Rechnungen und digitale Meldesysteme im Binnenmarkt weiter vorangetrieben. Voraussichtlich werden die EU-Anforderungen im Sommer 2030 auch in Deutschland umgesetzt. Strukturierte Rechnungsdaten gewinnen damit auch steuerlich an Bedeutung. Interoperable, grenzüberschreitende Infrastrukturen rücken in den Fokus – Peppol wird in diesem Zusammenhang häufig als technischer Referenzrahmen diskutiert.

Fazit

Die Einführung der E-Rechnung endet nicht mit der ZUGFeRD und XRechnung. Erst der genaue Blick auf Format und Infrastruktur macht sichtbar, wie weitreichend die Anforderungen tatsächlich sind.

Peppol ist kein weiteres Format, sondern eine strategische Entscheidung über die zukünftige Ausgestaltung des elektronischen Datenaustauschs rund um die Auftragsabwicklung. Unternehmen, die Anforderungen und Möglichkeiten von Peppol frühzeitig berücksichtigen, schaffen die Grundlage international anschlussfähige und automatisierbare Prozesse.

Weiterführende Informationen

Auf www.treuz.de finden sich weitergehende Blogbeiträge und Seminartermine zum Thema E-Rechnung und Peppol. Die Seminare werden von den Bildungseinrichtungen verschiedener IHKs und anderen Seminaranbietern durchgeführt.

Jochen Treuz steht Redaktionen gerne für Interviews und Gastbeiträge zur Verfügung.

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Jochen Treuz | Trainer und Berater
Herr Jochen Treuz
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Über Jochen Treuz
Jochen Treuz ist Diplom-Kaufmann, Trainer, Berater und Coach mit langjähriger Erfahrung im Rechnungswesen. Seine Fachgebiete sind die elektronische Rechnungsabwicklung (E-Invoicing), Liquiditätsmanagement sowie die Digitalisierung von Finanzprozessen. Er unterstützt Unternehmen bei der Einführung der E-Rechnung, GoBD-konformer Archivierung und digitaler Prozessoptimierung.

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